C’est un des sujets suivis, par GreenSI depuis quelques temps: l’entreprise va-t-elle basculer vers de nouveaux usages de communication en remplacement d’une partie de nos e-mails?

Cette semaine, au salon Business Connect 2013 à Paris, IBM a présenté ses réalisations et les retours d’expérience de ses clients. La vision d’un poste de travail collaboratif plus élaboré que l’email, se précise un peu plus.

Avec l’extension de sa plateforme sociale pour y intégrer les e-mails, les utilisateurs vont pouvoir disposer d’un point d’accès unique pour  l’ensemble de leurs outils de collaboration, que ce soit les médias sociaux,  les e-mails, les documents, les blogs…

Depuis 2009, avec l’adoption des réseaux sociaux à l’extérieur de l’entreprise et le développement des réseaux sociaux internes (RSE), de nouvelles formes de collaborations plus efficaces que l’email se sont développées. Elles sont utilisées pour la veille, la gestion des connaissances, le partage documentaire au sein d’une équipe projet, la recherche d’experts ou les discussions. C’est ce que l’on regroupe sous le terme générique d’entreprise ou de collectivité 2.0 et qui a aussi occupé le devant de la scène au Entreprise 2.0 Summit à Paris cette semaine.

Décidément c’était LA semaine des annonces pour nous faire changer nos mauvaises habitudes avec l’e-mail.

Mais avec un e-mail très bien installé dans les usages, l’avenir de l’entreprise 2.0 n’est pas nécessairement assuré… Et nos « early adopters » de la collaboration se voient contraints de continuer à utiliser massivement l’e-mail pour communiquer avec le reste de l’entreprise qui n’a pas basculé.

A moins qu’on amène ces « retardataires » a découvrir ces nouveaux usages collaboratifs depuis leur email, qui, selon Osterman Research représentent 116 milliards d’envois par jour pour 800 millions de travailleurs. Avec en comparaison 0,4 milliard de tweets par jour, on mesure l’écart d’échange d’information entre l’e-mail et le social. Dans ce flot d’information, l’email est totalement écrasant.

C’est donc le pari d’IBM de prendre par la main ces retardataires, beaucoup plus nombreux, et de faire de leur email (pour ceux qui ont Notes) le centre de la plateforme de collaboration pour partager les connaissances. Avec à la clef (on l’espère) la productivité du personnel et la valeur de l’entreprise. Et comme la collaboration embrasse aussi la mobilité, ce poste de travail d’un nouveau genre est disponible sur iOS, Android, Windows Phone et même le tout dernier BlackBerry 10.

Presque trois ans après l’annonce du « projet vulcain » en 2010, la vision d’une nouvelle collaboration débarque sur les écrans des utilisateurs.

Mais IBM n’est pas le seul à poursuivre cette vision (qu’il a en partie forgée). BlueKiwi, la plateforme de réseau social, depuis son rachat par ATOS en 2012 a lancé son projet ZEN, pour Zero Email Network. Et avec une première version en Octobre 2012, on retrouve déjà une organisation de l’information très efficace pour communiquer et collaborer au sein des communautés et équipes projets.

Mais à moins de l’interdire ou d’inciter fortement les collaborateurs à moins l’utiliser, l’e-mail peut pour l’instant continuer de vivre sa vie à coté de ZEN si aucune réponse n’est donnée pour l’intégration du mail et du réseau social.

Mais celui qui met les bouchées doubles c’est Microsoft. Après avoir sorti une version Sharepoint 2010 puis 2013 avec des fonctions sociales, des réalisations, comme l’intranet social MyDeclic de Renault, s’appuient sur des logiciels complémentaires comme NewGator pour dépasser les limites de Sharepoint.

Microsoft sait certainement qu’il n’est pas facile de partir d’un logiciel dont l’ergonomie, depuis 2003, est centrée sur les documents et leur contenu (Sharepoint) pour en faire un logiciel centré sur les utilisateurs, leurs centres d’intérêts et leurs interactions (réseau social). C’est quand même un changement de paradigme important. Et d’ailleurs ces deux visions sont complémentaires et doivent être maintenues côte à côte.

Ce qui explique peut-être le rachat de Yammer par Microsoft fin 2012 (plus d’un milliard de dollars quand même!), un réseau social « pure player » utilisé par certains de ces clients comme un complément à Sharepoint. Cette semaine à Convergence 2013 Microsoft a annoncé une intégration plus grande entre Yammer et… Office365. Et selon le blog de Sharepoint c’est pour combiner avec les interactions sociales, l’e-mail, les documents collaboratifs, la messagerie instantanée, la voix,  la vidéo et à terme des applications métier. Donc une stratégie de convergence autour de ce socle social.

De son côté IBM propose une intégration entre son offre sociale « pure player » IBM Connections et Microsoft Outlook: la bataille autour des utilisateurs de l’e-mail a commencée. 

Google, de son côté, a une offre pour les entreprises qui est très riche, incluant le mail, la bureautique et Google+, mais l’intégration entre ces services avance par toute petites touches. A sa décharge il a été le premier à proposer une intégration très avancée, Google Wave, mais tellement en avance qu’elle n’a pas suscité un grand enthousiasme en dehors des communautés de geeks. Google a stoppé ce service au bout d’un an et Marissa Mayer, ex-Google et actuelle CEO de Yahoo! considérait dans une interview que c’était le plus gros échec de Google.

Que retenir de ces grandes manœuvres?

Pour les DSI qui ont commencé ces dernières années a s’organiser avec une équipe dédiée en charge des solutions collaboratives, elles vont pouvoir entamer la réflexion vers ce type de plateforme convergente, ce Graal de la collaboration… compatible avec l’existant, l’email.

Et pour les autres qui voient toujours l’e-mail comme un composant d’infrastructure critique, acheté comme une commodité, il est peut-être temps de se demander si l’entreprise n’est pas en train de passer à côté d’opportunités de transformations manquées, en laissant cet email isolé du reste des solutions de collaboration.

Thierry Barbaut
Avec Zdnet.fr