Les logiciels de gestion des ressources humaines peuvent tirer parti des progrès accomplis dans le domaine de la dématérialisation des documents. Les innovations technologiques impactent les logiciels de gestion qui peuvent enrichir leurs fonctionnalités grâce à cette nouvelle forme de gestion des informations. Toutefois, quelques inconvénients méritent d’être soulignés même si les bénéfices des solutions « cloud », permettant le stockage des données sur serveurs distants, sont d’ores et déjà nombreux et avérés.

La dématérialisation, une forme particulièrement adaptée pour la gestion RH

La gestion des ressources humaines reste en effet particulièrement propice à l’utilisation de solutions dématérialisées, tant le nombre de documents à destination de multiples destinataires est élevé. En effet, il existe toutes les déclarations obligatoires, depuis la déclaration d’embauche jusqu’aux documents à transmettre aux divers organismes, que sont la médecine du travail, mais aussi le Trésor Public.

D’autre part, les échanges entre l’entreprise et ses collaborateurs sont également aussi nombreux que diversifiés. Du relevé horaire de chacun des employés au bulletin de paie, en passant par la gestion des congés payés, les occasions de transmettre et échanger les informations ne manquent pas.

Enfin, l’entreprise se doit aussi d’échanger avec d’autres organismes, sur de multiples domaines, qu’il s’agisse de mutuelles pour la gestion des contrats collectifs de l’entreprise ou encore d’Instituts de formation, chargés de s’occuper de la mise à niveau des employés.

Ces multiples échanges restent codifiés, et doivent respecter un formalisme défini, soit par l’usage, soit par certains textes réglementaires, principalement en ce qui concerne les déclarations obligatoires. Aussi, ces derniers se prêtent particulièrement à la dématérialisation, dès lors qu’elle est associée à un logiciel RH parfaitement adapté aux besoins de chacune de ces entreprises.

Le logiciel RH, le complément idéal pour une efficacité accrue.

L’intégration au sein d’un progiciel de gestion des ressources humaines, garantit un usage raisonné et proactif de la dématérialisation. La dématérialisation, principalement en ce qui concerne les déclarations obligatoires, pourra respecter le formalisme nécessaire tout en s’adaptant à l’évolution des législations en vigueur. En outre, si les derniers progiciels permettent une automatisation de ces envois, non seulement sécurisés mais également plus rapides qu’en suivant un circuit traditionnel, ils donnent également la possibilité d’automatiser les enregistrements des données dans toutes les applications du logiciel.

Ainsi, la mise à jour des informations relatives à la médecine du travail ou encore à la gestion des formations des employés permet de mettre à jour de manière instantanée, le dossier de chacun des collaborateurs. Mais, il est également important de noter que chaque logiciel RH, complété par une fonctionnalité de dématérialisation des documents, permet de ne plus recourir à une source papier même si cette dernière reste présente dans la majorité des cas, impliquant alors la numérisation de ces documents. Cette numérisation pourra aussi s’appuyer sur la reconnaissance automatique des caractères, afin de faciliter l’enregistrement et l’utilisation des documents de tous types. Les bénéfices et les contraintes d’une telle application sont alors à prendre en compte pour choisir le produit le plus adapté, en fonction des besoins mais aussi des attentes de l’entreprise.

Bénéfices et contraintes du logiciel RH, une réponse pour toutes les entreprises

Adapté à toutes sortes d’entreprises, les logiciels RH peuvent répondre aux attentes particulières, permettant une gestion complète des ressources humaines ou au contraire une gestion plus limitée, par exemple restreinte à la paie. Mais chacune de ces réponses sera à considérer en envisageant la réorganisation de l’entreprise.

Si des études récentes démontrent que les avantages apportés par les logiciels mais aussi par la dématérialisation des documents, intéressent la grande majorité des entreprises, ces dernières, en fonction de leur taille mais aussi de leurs attentes ont néanmoins à répondre à plusieurs contraintes.

La gestion du double support, papier et numérique, pose notamment le problème de la source à privilégier en cas de contrôles et / ou de besoins. La question de la valeur juridique de l’essentiel de ces documents sous leur forme numérisée a été posée, même si il reste quelques incertitudes en ce qui concerne le bulletin de salaire.

La dématérialisation des documents et la gestion automatisée par le logiciel RH, impliquera, à plus ou moins long terme, le recours à un coffre-fort électronique. Ce dernier pourra être géré au sein même de l’entreprise ou faire l’objet d’une externalisation, parallèlement à la gestion des RH.

Thierry Barbaut